La capitalisation sur les connaissances vise à sauvegarder les connaissances acquises et détenues par les collaborateurs dans la pratique quotidienne de leur activité.

Elle peut être documentée (fiche produit, process, mise en situation etc.), cette partie représente près de 10% des connaissances.

Le reste du savoir est dans la mémoire et l'expérience du collaborateur.

La capitalisation des connaissances est nécessaire dans les cas suivants:

- le départ d'un collaborateur majeur 

- en cas de respect de la qualité des procédures et de l'alignement de l'information

- en cas d'indisponibilité d'un expert (sachant)

La mise en place d'une stratégie de capitalisation peut prendre plusieurs formes:

- formation et enseignements des procédures lors de réunion

- l'auto-capitalisation par les collaborateurs

Ces informations peuvent être renseignées dans une base de connaissance.

TeamBrain, éditeur d'un logiciel qui capitalise sur les connaissances opérationnelles, permet de construire une base de connaissance agile, l'accès est facilité par la mise en situation à travers une question posée en langage naturel du collaborateur (user centric).

Le collaborateur accède donc à une réponse face à une situation donnée, cette question et cette réponse seront capitalisées afin de profiter à la communauté.

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