Microsoft 365 Copilot est un excellent outil. Mais facturé par utilisateur, il coûte le même prix pour le dirigeant qui s'en sert toute la journée et pour le collaborateur qui l'ouvre une fois par mois.
Copilot pour tous : le scénario que beaucoup d'entreprises ont vécu
Le parcours est souvent le même. Un POC sur quelques dizaines d'utilisateurs, enthousiasmant. Puis un déploiement large, parce qu'il serait injuste de réserver l'IA à certains. Puis, au premier bilan, un constat moins réjouissant : l'usage est très inégal, et la facture, elle, ne l'est pas.
Ce n'est pas une critique de l'outil. C'est une question de modèle économique. D'après la page tarifs de Microsoft consultée le 26/09/2026, Microsoft 365 Copilot pour les grandes entreprises coûte 26,00 € HT par utilisateur et par mois en paiement annuel, en complément d'un abonnement Microsoft 365. Pour les PME, Copilot Business est affiché à 18,20 € HT par utilisateur et par mois (15,60 € HT en prix promotionnel jusqu'au 31/12/2026).
Multiplié par tous les collaborateurs d'une organisation, le montant devient vite un sujet de comité de direction.
Ce que nous disent nos clients
Dans nos échanges avec des directions des systèmes d'information et des directions générales, trois constats reviennent :
- L'usage se concentre. Ce sont surtout les managers et les dirigeants — rédaction, synthèse de réunions, préparation de présentations — qui utilisent Copilot au quotidien dans les applications Microsoft 365.
- Beaucoup de licences dorment. Pour une grande partie des collaborateurs, l'IA sert quelques fois par mois : retrouver une procédure, reformuler un email, résumer un document.
- On finit par arbitrer. « Qui mérite une licence ? » devient une question récurrente — et une partie des équipes se retrouve sans IA du tout.
D'où la décision prise par plusieurs d'entre eux : revenir sur le déploiement généralisé, sans pour autant priver les équipes d'IA.
Le modèle hybride : 3 à 6 % de licences Copilot, l'usage réel pour tous les autres
La solution adoptée tient en deux décisions.
1. Réserver Copilot à ceux qui en ont réellement besoin. Chez ces clients, cela représente 3 à 6 % de la population : essentiellement des managers et des dirigeants qui travaillent avec l'IA à l'intérieur de Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, tous les jours.
2. Donner l'IA à tous les autres, à la consommation. Le reste des collaborateurs utilise des agents IA TeamBrain — un assistant interne connecté aux documents de l'entreprise, disponible directement dans Microsoft Teams. TeamBrain Studio s'appuie sur la plateforme IA dont l'entreprise dispose déjà, par exemple son environnement Microsoft : les collaborateurs ne consomment que ce qu'ils utilisent réellement, décompté en crédits TeamBrain, sans licence par utilisateur.
Le calcul, sur un exemple
Prenons une organisation de 1 000 collaborateurs, sur la base du prix public de Microsoft 365 Copilot pour les grandes entreprises (26,00 € HT par utilisateur et par mois).
| Copilot pour tous | Modèle hybride (5 % en Copilot) | |
|---|---|---|
| Licences Copilot | 1 000 × 26 € = 26 000 € HT / mois | 50 × 26 € = 1 300 € HT / mois |
| IA pour les autres collaborateurs | Incluse dans les licences | Licence TeamBrain pour toute l'organisation, dès 99 € HT / mois, selon la consommation réelle |
| Qui a accès à l'IA ? | Tout le monde | Tout le monde |
| Ce qui fait varier la facture | Le nombre de collaborateurs | L'usage réel de l'IA |
L'écart sur les seules licences — 24 700 € HT par mois dans cet exemple — finance largement la consommation réelle des autres collaborateurs. Le montant exact dépend de votre volume d'usage : c'est tout l'intérêt d'un modèle à la consommation. Faites le calcul sur votre organisation avec notre simulateur.
Exemple illustratif, prix publics Microsoft consultés le 26/09/2026 et susceptibles d'évoluer ; abonnement Microsoft 365 non inclus dans les deux colonnes.
Comment identifier les collaborateurs qui ont vraiment besoin de Copilot
Trois questions suffisent à faire le tri :
- Utilisent-ils l'IA à l'intérieur des applications Microsoft 365, tous les jours ? Rédiger dans Word, analyser dans Excel, construire une présentation dans PowerPoint : c'est là que Copilot apporte le plus.
- Leur usage est-il mesurable ? Microsoft propose des analyses d'utilisation et d'adoption de Copilot : partez des chiffres réels, pas des intentions.
- Leur besoin se résume-t-il à chercher, reformuler ou résumer ? Si oui, un assistant connecté à vos documents, dans Teams, fait le même travail — à la consommation.
Ce que les « 94 % » obtiennent avec TeamBrain
Réduire les licences ne veut pas dire réduire l'IA. Avec une seule licence TeamBrain pour toute l'organisation, les collaborateurs non équipés de Copilot disposent :
- d'un assistant connecté à vos documents internes, qui cite ses sources — c'est le principe du RAG ;
- des meilleurs modèles du marché — OpenAI, Anthropic, Mistral — avec un modèle adapté à chaque usage ;
- d'un accès directement dans Microsoft Teams, sans nouvel outil à adopter. C&C Notaires l'a déployé ainsi : « L'utilisateur reste dans le monde Teams qu'il utilise habituellement », souligne son DSI sur Trustfolio ;
- de quotas et d'un budget IA par personne ou par service, pour garder la main sur la consommation ;
- d'une licence valable pour tous les domaines et un nombre illimité de cas d'usage — y compris vers vos clients : chatbot, agent vocal duplex, agent autonome et ticketing.
Le Groupe IMA a suivi une logique comparable : après une phase de test, puis une étude de ROI, il a étendu le dispositif TeamBrain à l'ensemble de sa population d'utilisateurs — environ 2 000 personnes, selon son avis sur Trustfolio.
Mettre en place le modèle hybride en 4 étapes
- Mesurer l'usage réel de Copilot par collaborateur sur les derniers mois.
- Cibler les 3 à 6 % d'utilisateurs quotidiens des applications Microsoft 365, et leur conserver une licence.
- Lancer un pilote TeamBrain sans engagement de durée sur une équipe non équipée, avec quelques-uns de vos documents — la configuration est no-code.
- Ajuster au renouvellement le nombre de licences Copilot, en vous appuyant sur les chiffres du pilote.
Les organisations aux grands effectifs sont les premières concernées : voir l'IA pour les mutuelles, assurances et banques et pour les écoles et universités. Côté service client, la même licence donne accès à un chatbot IA, à un agent vocal duplex et à des agents IA autonomes. Le comparatif complet : TeamBrain Studio, l'alternative aux licences Copilot pour tous.
Questions fréquentes
Faut-il une licence Copilot pour chaque collaborateur ?
Non. Une licence Copilot se justifie pour les personnes qui utilisent l'IA au quotidien dans les applications Microsoft 365. Pour les autres usages — chercher dans les documents, reformuler, résumer — un assistant IA facturé à la consommation est souvent plus rentable.
Peut-on utiliser TeamBrain avec Microsoft 365 et Copilot ?
Oui. TeamBrain ne remplace pas Microsoft 365 : l'assistant est disponible dans Microsoft Teams et s'appuie sur la plateforme IA dont votre entreprise dispose déjà. Les deux coexistent : Copilot pour quelques utilisateurs intensifs, TeamBrain pour tous les autres.
Que signifie « payer la consommation réelle » ?
Vous ne payez pas un abonnement par personne, mais l'usage effectif de l'IA dans toute l'organisation, décompté en crédits TeamBrain. Une seule licence pour l'organisation, dès 99 € HT par mois, sans licence par utilisateur ni frais par ticket résolu. Comment fonctionnent les crédits TeamBrain.
Quel est le ROI d'un modèle hybride Copilot + TeamBrain ?
Il vient principalement des licences par utilisateur que vous ne payez plus. Sur une organisation de 1 000 personnes, conserver 5 % de licences Copilot au lieu de 100 % représente 24 700 € HT de licences en moins chaque mois, au prix public, avant la consommation réelle des autres collaborateurs.
Faites le calcul sur votre organisation
Comparez vos licences actuelles avec une licence TeamBrain pour toute l'organisation sur notre page Copilot vous coûte trop cher ? →
Ou réservez un rendez-vous de 30 minutes : essai gratuit, pilote sans engagement de durée, reprise de vos contenus offerte. Nos clients nous notent 4,9/5 sur Trustfolio.
Microsoft, Microsoft 365, Copilot, Teams, Word, Excel, PowerPoint et Outlook sont des marques de Microsoft Corporation, citées à titre d'information ; TeamBrain n'est ni affilié à Microsoft ni approuvé par Microsoft. OpenAI, Anthropic et Mistral AI sont des marques de leurs propriétaires respectifs.